Tworzenie bazy danych.

Jeśli chcemy mieć własną komputerową książkę adresową, musimy wpierw utworzyć nową bazę danych. W naszym przypadku niech to będzie zbiór adresów. Każdy rekord w naszej bazie danych odpowiada jednej pozycji w książce adresowej, a pola, z których się składa, to kolejne kategorie informacji tworzące komplet danych na temat jednej osoby. Zanim utworzymy bazę danych, musimy się najpierw zastanowić, jakich pól będziemy potrzebować. Najlepiej wypisać je na kartce papieru. Dopiero po tym zakładamy nową bazę i definiujemy jej pola. W programie zarządzającym bazami danych - jak Access, wchodzącymi wraz z edytorem tekstu Word i arkuszem kalkulacyjnym Excel w skład pakietu biurowego firmy Microsoft - każda baza danych to oddzielna tabela. Nazwy kolumn tabeli są jednocześnie nazwami pól, a każdy wypełniony wiersz to jeden rekord.



Wszystko na swoim miejscu...
W polach danych umieszczane są informacje zawsze tego samego typu, na przykład w polu o nazwie "Numer telefonu" nigdy nie pojawi się nazwisko. Dzięki temu zostaje zachowana logiczna struktura bazy. Naturalnie przy wpisywaniu istnieje niebezpieczeństwo pomylenia pola i wprowadzenia informacji w nieodpowiednie miejsce. W przypadku pola przechowującego numery telefonów możemy się przed tym zabezpieczyć, wybierając dla niego typ numeryczny. Wówczas będą mogły się w nim znaleźć wyłącznie wartości liczbowe. Inne typy pól to Data/Godzina i Walutowy. Oczywiście pole nie może przyjmować nieskończenie wielu informacji. Dlatego przy tworzeniu bazy danych dla każdego pola konieczne jest zdefiniowanie maksymalnej liczby wprowadzanych znaków. Dla imienia i nazwiska wystarczy wartość 20. W MS Access należy w tym celu wpisać 20 w polu opcji Rozmiar pola. Rozmiary pól powinny być dopasowane do naszych rzeczywistych potrzeb, aby bez powodu nie zwiększały rozmiaru pliku. Pamiętajmy, że w trakcie zapisywania bazy danych każde pole zajmuje w pamięci dokładnie tyle miejsca, ile znaków może maksymalnie pomieścić - niezależnie od tego, ile zawiera w rzeczywistości.