Friday, July 27, 2007

Dopasowanie szerokości kolumn - arkusze kalkulacyjne.

Po uruchomieniu programu szerokość komórek jest zazwyczaj na tyle wystarczająca, by wyświetlić pierwszych 12 wprowadzonych w nie znaków. Większość wartości liczbowych jest wówczas widoczna. Jednak w przypadku, gdy wpisany tekst jest zbyt długi, jego część wykraczająca poza obszar danej komórki, zostaje przesłonięta zawartością komórki znajdującej się po prawej stronie. Nieco inaczej zachowują się zbyt duże wartości liczbowe, które program zamienia w szereg znaków "#". Szerokość komórek danej kolumny można dopasować na trzy sposoby: chwytając pionową linię nagłówka kolumny i odsuwając ją w prawo, aż pojawi się pełna zawartość we wszystkich jej komórkach; dwukrotnie klikając lewym przyciskiem myszy w górnym prawym rogu pola nagłówka kolumny lub zaznaczając daną kolumnę i wybierając z menu opcję Format / Kolumna / Autodopasowanie obszaru. W dwóch ostatnich przypadkach szerokość kolumny automatycznie dopasuje się do rozmiarów komórki zawierającej najdłuższy tekst.

Wstawianie kolumn i wierszy - arkusze kalkulacyjne.

Nierzadko zdarza się, że po wprowadzeniu do arkusza informacji chcielibyśmy dodać jeszcze kilka liczb, o których zapomnieliśmy. Na szczęście arkusze kalkulacyjne pozwalają dodawać nowe wiersze i kolumny. Służy do tego polecenie Wstaw/Wiersze lub Kolumny. Przed użyciem tej opcji należy jednak wybrać miejsce, w którym chcemy wstawić nowe komórki. W tym celu zaznaczamy kolumnę, która ma się znaleźć na prawo od nowo wstawianej, lub wiersz, nad którym chcemy umieścić nowy. Dopiero po tym wybieramy odpowiednie polecenie menu Wstaw. W analogiczny sposób - przy użyciu polecenia Edycja/ Usuń - usuwamy całe wiersze lub kolumny.

Wednesday, July 25, 2007

Najważniejsze pojęcia - arkusze kalkulacyjne.

*Arkusze - oddzielne strony zawierające wprowadzone informacje.



*Obszar roboczy - zbiór oddzielnych skoroszytów łączący je we wspólny projekt.



*Komórki - poszczególne pola przechowujące dane.



*Tekst - kombinacja cyfr, znaków nienumerycznych i spacji wewnątrz komórki.



*Wartość - liczba wprowadzona do komórki.



*Formuła - obliczenie składające się z funkcji, znaków i działań i adresów komórek przechowujących wartości liczbowe.



*Adres komórki - odniesienie do konkretnej komórki. Adres "B23" oznacza komórkę
znajdującą się na przecięciu kolumny B i wiersza 23.

Tuesday, July 24, 2007

Typy danych w arkuszach kalkulacyjnych.

Komórki arkusza mogą zawierać trzy rodzaje informacji: tekst, wartości liczbowe i formuły. Tekst wpisuje się przeważnie w komórkach na początku wiersza lub kolumny i służy do oznaczania przechowywanych w nich informacji. Formuły są używane do wykonywania obliczeń na wartościach liczbowych zawartych w różnych komórkach.

Arkusze kalkulacyjne

Arkusze kalkulacyjne to niezastąpione narzędzie przy dokonywaniu dowolnego rodzaju obliczeń. Jeśli chcemy się dowiedzieć, ile wydajemy co miesiąc na utrzymanie samochodu, wystarczy, że użyjemy do tego odpowiedniego programu.

Jednym z najbardziej rozpowszechnionych arkuszy kalkulacyjnych jest Excel firmy Microsoft, oferowany z edytorem tekstu i bazą danych w pakiecie Office. Program ten świetnie nadaje się do wykonywania większości zadań związanych z liczeniem, choć na rynku są również dostępne bardziej wyspecjalizowane produkty, przeznaczone do ściśle określonych zastosowań.

Dokumenty Excela to skoroszyty podzielone na pojedyncze arkusze. Strukturą przypominają bazy danych programu Access. Składają się z komórek, których rzędy tworzą wiersze - w poziomie, i kolumny - w pionie. Komórki wierszy najczęściej przechowują informacje na temat danej pozycji, natomiast w kolumnach mieszczą się komórki z danymi tego samego typu, odnoszącymi się do kolejnych pozycji.

Sunday, July 22, 2007

Zbiory danych. W bazach danych.

Nawet w przypadku, gdy sami nie przejawiamy ochoty do zbierania danych, warto czasem przyjrzeć się dostępnym programom (zwłaszcza shareware'owym), którym nierzadko towarzyszą jakieś zbiory danych. Mogą to być informacje dotyczące kempingów w całej Europie, trasy wycieczek rowerowych czy wreszcie przepisy na wino. W większości przypadków istnieje możliwość uzupełniania zawartych w nich danych własnymi pozycjami.

Inne bazy danych

Każdy kolekcjoner potrzebuje jakiejś bazy danych. Na rynku dostępnych jest wiele wyspecjalizowanych programów zarządzających bazami informacji na temat kaset wideo, znaczków pocztowych, książek lub czasopism. Na brak odpowiednich pozycji nie mogą też narzekać miłośnicy gotowania, dla których przeznaczone są ponadto programy pomocnicze, doradzające na przykład, co można przygotować na bazie produktów znajdujących się aktualnie w lodówce. Poza tym komputerowym przepisom kulinarnym towarzyszą nierzadko funkcje przeliczające ilość składników przygotowania potraw dla podanej liczby osób.

Oprócz wspomnianych programów istnieją też bazy danych przeznaczone dla fanów piłki nożnej. Pozwalają one na bieżąco śledzić wyniki rozgrywanych spotkań i stan punktacji poszczególnych drużyn.

Saturday, July 21, 2007

Zbiory płyt CD

Wśród shareware'owych programów zarządzających bazami danych nie brak też przeznaczonych do obsługi zbiorów płyt CD. Pamiętajmy jednak, że istnieje też inne wyjście, jeśli chodzi o płyty z nagraną muzyką: wraz z Windows dostarczany jest program o nazwie Odtwarzacz CD, który jest również wyposażony w moduł obsługi danych dotyczących płyt.

Tuesday, July 17, 2007

Bazy adresowe

Najczęstszym zastosowaniem baz danych jest zbieranie i zarządzanie adresami. Jednak przed zakupem jakiegokolwiek programu należy dokładnie sprawdzić, czy sprosta on wszystkim naszym wymaganiom i czy odpowiada nam jego struktura danych.

Jednym z istotniejszych narzędzi gotowych baz danych są funkcje eksportu informacji na przykład do edytorów tekstu. Jeśli opcja taka istnieje, z reguły nie powinniśmy mieć problemu z wykorzystaniem danych w korespondencji seryjnej - często wystarczy kilka kliknięć myszą, by utworzyć grupę listów zaadresowanych do wybranych osób.

Zastosowania.

Nie każdemu, kto zamierza zbierać jakieś informacje, opłaca się od razu kupować profesjonalny system zarządzania bazami danych. Często bowiem wystarczy skorzystać z gotowych programów, których ścisłym przeznaczeniem jest zbieranie i zarządzanie danymi określonego typu: adresami, informacjami na temat posiadanych książek, kaset wideo czy płyt CD. Programy tego typu są znacznie tańsze, gdyż przeważnie są dostępne jako shareware. Programy służące do zarządzania informacjami określonego typu charakteryzują się najczęściej stałą strukturą. Zanim trafiają na rynek, korzysta z nich wiele osób - dlatego w większości przypadków stanowią one doskonały wybór. Główną zaletą tego rodzaju programów jest fakt, iż użytkownik nie musi zastanawiać się nad strukturą bazy danych - po uruchomieniu programu można natychmiast przystąpić do wprowadzania informacji.

Korespondencja seryjna

Jeśli często zdarza nam się pisać listy, dzięki naszej adresowej bazie danych możemy zaoszczędzić nieco czasu i wysiłku. Przy wysyłaniu listu o takiej samej lub podobnej treści do wielu różnych adresatów - jest to tak zwana korespondencja seryjna - możemy bowiem sięgnąć do informacji zawartych w bazie danych. Imię, nazwisko i adres wybranych osób zostaną w takim przypadku automatycznie umieszczone w odpowiednich miejscach.

Saturday, July 14, 2007

Znaki zastąpienia

* Zastępuje dowolny ciąg znaków. Po podaniu "(041)*" program odnajduje wszystkie numery telefonów zawierające numer kierunkowy 041.



? Zastępuje pojedynczy znak. Na przykład wpisanie tekstu "Ko?ek" spowoduje odszukanie wyrazów "Kotek", "Kołek", "Korek" itd.



# Zastępuje pijedyncze cyfry.

Wyszukiwanie z użyciem znaku zastąpienia

Dodatkowe możliwości wyszukiwania pojawiają się, gdy użyjemy znaku zastąpienia. Załóżmy, że chcemy wiedzieć, kto z naszych znajomych będzie obchodził urodziny w lipcu. Zaznaczamy więc kolumnę "Data urodzin", wywołujemy funkcję wyszukiwania i przy Znajdź wpisujemy: "*07*". Cyfra ta oznacza lipiec, natomiast gwiazdki to znaki zastąpienia. Nakazują one programowi, by zignorował wszystkie znaki stojące przed i po tekście "07", czyli odnoszące się do konkretnego dnia i roku. W ten sposób powstanie lista osób, które urodziły się w lipcu, lecz dowolnego dnia i dowolnego roku.

Wyszukiwanie informacji w bazie danych.

Teraz w naszej bazie danych wszystkie nazwiska są ułożone zgodnie z porządkiem alfabetycznym. Jeśli więc potrzebny jest nam adres któregoś ze znajomych, odnajdujemy jego nazwisko wraz z kompletem informacji na jego temat. W przypadku prostej bazy adresowej nie sprawi nam to większego problemu. Jeżeli jednak miałaby to być znacznie dłuższa lista, wyszukiwanie informacji należy pozostawić komputerowi.



W tym celu umieszczamy kursor w kolumnie "Nazwisko", wywołujemy funkcję Edycja / Znajdź (Ctrl +F) i w wyświetlonym okienku dialogowym w polu Znajdź wpisujemy nazwisko osoby, której dane nas interesują. Po tym możemy kazać sobie kolejno wyświetlać wszystkie rekordy zawierające podane nazwisko.



Funkcja wyszukiwania oferuje ponadto możliwość odnajdywania dowolnego ciągu znaków, a więc na przykład fragmentu nazwiska. Załóżmy, że znamy jedynie imię poszukiwanej osoby i pierwszą sylabę nazwiska. W takiej sytuacji mamy dwa wyjścia: albo zaznaczyć kolumnę "Imię", wywołać funkcję wyszukiwania, wpisać znane nam imię i sprawdzić wszystkie rekordy, w których ono występuje lub też zaznaczyć kolumnę "Nazwisko", przy Znajdź wpisać tylko dwie sylaby,k na przykłąd "Kowal", i z rozwijalnej listy przy Dopasuj wybrać Część pola - wówczas program będzie się zatrzymywał na wszystkich rekordach, w których w nazwisku występuje podany tekst, a więc: Kowalski, Kowalewski, Kowalczyk itd.

Sortowanie złożone

Systemy zarządzania bazami danych oferują także możliwość sortowania rekordów według kilku kolumn. Do wykonywania sortowania złożonego służą filtry. Załóżmy na przykład, że w naszej bazie danych adresowych występują nazwiska o takim samym brzmieniu. Powtarzające się nazwiska powinny więc zostać dodatkowo ułożone zgodnie z porządkiem alfabetycznym imion. Odpowiednią kolejność definiujemy za pomocą zaawansowanego filtru sortowania. Wtedy program najpierw posortuje dane zgodnie z alfabetyczną kolejnością nazwisk, a następnie rekordy zawierające takie same nazwiska zgodnie z porządkiem alfabetycznym występujących przy nich imion. Dzięki temu spośród kilku Kowalskich pierwszy będzie Adam, druga Ewa, trzeci Michał itd.

Wednesday, July 11, 2007

Filtry

System zarządzania bazami danych potrafi też wykonywać znacznie bardziej skomplikowane zadania. Między innymi możemy na przykład uzyskać listę znajomych, którzy mieszkają w Szczecinie i posiadają telefon. Aby jednak było to możliwe, wśród pól naszej bazy muszą się znaleźć: "Miasto", "Numer telefonu". W takiej sytuacji wystarczy jedynie wskazać programowi, jakie rekordy nas interesują - i takie też otrzymamy po zastosowaniu odpowiedniego filtru. System zarządzania przeprowadza bowiem sortowanie wszystkich pozycji bazy, wybierając z niej tylko te, które spełniają podane przez nas warunki. Sortowanie takie nazywane jest filtrowaniem. Wyselekcjonowane rekordy mogą być następnie udostępnione przez maskę formularza lub też przedstawione w postaci nowej tabeli.

Sortowanie i wyszukiwanie.

Kiedy mamy już własną bazę danych, na przykład adresów, wszystkie pozycje możemy dowolnie sortować i wyszukiwać interesujące nas informacje. W przypadku elektronicznej kartoteki kolejność wprowadzania rekordów do tabeli lub formularza nie ma większego znaczenia, ponieważ w każdej chwili mamy możliwość docydowania, w jaki sposób wszystkie informacje mają zostać posortowane. Aby to zrobić, wystarczy zaznaczyć wybraną kolumnę (pole), a następnie wywołąć polecenie Rekordy /Sortuj. Określamy przy tym również porządek sortowania według kolejności alfabetycznej: malejąco lub rosnąco. Sortowanie odbywa się wówczas na bazie wybranej kolumny. Jeśli przed jego wykonaniem nie zaznaczymy żadnej kolumny, program automatycznie wybierze kolumnę pierwszą.

Tuesday, July 10, 2007

Umieszczanie grafiki.

Bazy danych zawierające wyłącznie tekst i ciągi liczb - zwłaszcza w przypadku prywatnych zbiorów informacji - nie wyglądają zbyt atrakcyjnie. Na szczęście nowsze systemy zarządzania bazami danych dysponują możliwością umieszczania w zbiorach również obiektów OLE (łączenie i osadzanie obiektów). Dzięki użyciu OLE możemy w Windows łączyć ze sobą dokumenty tekstowe, elementy graficzne i dźwięk.



Dlatego właśnie, tworząc własną bazę danych, warto pomyśleć o dołączeniu do zwykłych informacji grafiki lub obiektów dźwiękowych. Na przykład w książce adresowej możemy umieścić zeskanowane zdjęcia naszych znajomych. W tym celu jednak w odpowiedni sposób należy zaprojektować formularz, w którym znajdzie się również miejsce dla grafiki. Po przejściu do programu obrabiającego grafikę bądź dźwięk przygotowujemy obraz lub obiekt dźwiękowy, po czym kopiujemy go do formularza - oczywiście do pola o odpowiednim typie. Dołączona grafika albo dźwięk uczynią naszą adresową bazę danych znacznie bardziej atrakcyjną.

Import i eksport.

Jeśli utworzyliśmy listę danych w edytorze tekstu lub arkuszu kalkulacyjnym, a chcielibyśmy zarządzać nią w bardziej wygodny sposób, możemy dokonać eksportu tych informacji do systemu zarządzania bazami danych. Dzięki temu zaoszczędzimy mnóstwo czasu i wysiłku, jaki musielibyśmy włożyć w ponowne wpisanie wszystkich pozycji w odpowiednim programie zarządzającym bazami danych. Poza tym transfer istniejacych danych pozwoli nam uniknąć ewentualnych pomyłek podczas ponownego ich wprowadzania.

Maski wprowadzania.

Praca z bazami danych możliwa jest w dwóch trybach. W pierwszym baza danych przedstawiona jest w postaci tabeli - wówczas wszystkie informacje widoczne jako kolejne wiersze podzielone są pionowymi kolumnami. W drugim trybie na ekranie wyświetlane są jedynie pola bieżącego rekordu - tak dzieje się w przypadku użycia maski wprowadzania, czyli formularza.



Widok tabeli nadaje się właściwie wyłącznie do wprowadzania danych. Użytkownik wpisuje informacje w kolejnych komórkach pól, przechodząc między nimi dzięki naciskaniu klawisza Tab. Jeśli w trakcie podawania danych pojawi się błąd, należy wrócić do pola i usunąć lub skorygować dokonany wpis. System zarządzania bazami danych sprawdza przy tym, czy wpisywane informacje odpowiadają typowi bieżącego pola. Na przykład próba wprowadzania wartości tekstowej do pola typu liczbowego zakończy się niepowodzeniem i wyświetlaniem przez program okienka z komunikatem o błędzie.

Monday, July 09, 2007

Modyfikowanie struktury bazy.

Jeśli w trakcie korzystania z bazy danych zauważymy, że potrzebne będzie dodatkowe pole, nic nie stoi na przeszkodzie, by je dodać. Może to być na przykład pole zawierające numery telefonów komórkowych, które dodajemy do naszej starej bazy danych. Z drugiej strony równie dobrze możemy też usuwać zbędne pola danych. Ale uwaga! Wszystkie zawarte w nich informacje zostaną wówczas bezpowrotnie utracone. W istniejących bazach danych możemy także modyfikować nazwy i rozmiary pól.

Typy pól.

Pola służą do budowania logicznej struktury bazy danych.
Stąd w jednej bazie mogą się znaleźć dane następujących typów:


  • Tekst
Typ tekstowy jest używany najczęściej. Pola tego typu mogą zawierać dowolne znaki dostępne na klawiaturze. Ponieważ jednak również cyfry interpretowane są w nich jako tekst, na danych wprowadzonych do pól tekstowych nie jest możliwe przeprowadzanie jakichkolwiek obliczeń.


  • Liczba
Pola numeryczne pozwalają na wpisywanie wyłącznie wartości liczbowych. Powinniśmy z nich korzystać w dwóch przypadkach: kiedy zamierzamy wykonywać obliczenia na liczbach lub kiedy wartościami danej kategorii mają być wyłącznie cyfry - na przykład kod pocztowy.


  • Tak/Nie
Typ używany do wybierania między dwiema możliwościami. Możemy użyć go na przykład do odróżnienia towarów, które znajdują się jeszcze w magazynie od tych, które już się skończyły. W takim przypadku w polu "Zapas" znajdą się odpowiednio wartości: Tak i Nie. Kiedy zechcemy sprawdzić, jakie produkty mamy jeszcze w magazynie, wystarczy posortować wszystkie rekordy według pola "Zapas".


  • Memo
Typ danych, który najlepiej nadaje się do wprowadzania komentarza na temat danego rekordu. Pola memo jako jedyne nie są ograniczone liczbą znaków - praktycznie możemy więc umieszczać w nich tekst o dowolnej długości.


  • Obiekt OLE
Wiele z baz danych pracujących w systemie Windows potrafi obsługiwać typ o nazwie OLE. Służy on do przechowywania danych pochodzących z innych programów - na przykład plików dźwiękowych lub grafiki.

Automatyczne wypełnianie pól.

Nierzadko zdarza się, że w wielu polach tej samej kategorii pojawia się ta sama wartość. Załóżmy na przykład, że wszyscy nasi znajomi mieszkają we Wrocławiu - wówczas w bazie danych adresowych pole "Miasto" zawsze powinno zawierać słowo "Wrocław". Aby podczas wprowadzania danych słowo to pojawiało się automatycznie, wpisujemy je dla pola "Miasto" przy opcji Wartość domyślna. Jeśli w trakcie wpisywania nowych informacji zajdzie potrzeba umieszczenia nazwy innego miasta, usuwamy "Wrocław" i wpisujemy nowy tekst.



"15643" to nie tekst.
W bazie danych pola z numerycznym typem danych służą między innymi do automatycznego wykonywania obliczeń. Dzięki temu można utworzyć bazę danych towarów, w której ceny poszczególnych pozycji będą mnożone przez liczbę zamówień. Oczywiście w takim przypadku żadne z tego typu pól nie może zawierać wartości tekstowych. Tworząc strukturę bazy danych należy więc zwrócić uwagę, by obliczenia nie były dokonywane na wartościach tych pól, które mogą zawierać tekst.

Thursday, July 05, 2007

Tworzenie bazy danych.

Jeśli chcemy mieć własną komputerową książkę adresową, musimy wpierw utworzyć nową bazę danych. W naszym przypadku niech to będzie zbiór adresów. Każdy rekord w naszej bazie danych odpowiada jednej pozycji w książce adresowej, a pola, z których się składa, to kolejne kategorie informacji tworzące komplet danych na temat jednej osoby. Zanim utworzymy bazę danych, musimy się najpierw zastanowić, jakich pól będziemy potrzebować. Najlepiej wypisać je na kartce papieru. Dopiero po tym zakładamy nową bazę i definiujemy jej pola. W programie zarządzającym bazami danych - jak Access, wchodzącymi wraz z edytorem tekstu Word i arkuszem kalkulacyjnym Excel w skład pakietu biurowego firmy Microsoft - każda baza danych to oddzielna tabela. Nazwy kolumn tabeli są jednocześnie nazwami pól, a każdy wypełniony wiersz to jeden rekord.



Wszystko na swoim miejscu...
W polach danych umieszczane są informacje zawsze tego samego typu, na przykład w polu o nazwie "Numer telefonu" nigdy nie pojawi się nazwisko. Dzięki temu zostaje zachowana logiczna struktura bazy. Naturalnie przy wpisywaniu istnieje niebezpieczeństwo pomylenia pola i wprowadzenia informacji w nieodpowiednie miejsce. W przypadku pola przechowującego numery telefonów możemy się przed tym zabezpieczyć, wybierając dla niego typ numeryczny. Wówczas będą mogły się w nim znaleźć wyłącznie wartości liczbowe. Inne typy pól to Data/Godzina i Walutowy. Oczywiście pole nie może przyjmować nieskończenie wielu informacji. Dlatego przy tworzeniu bazy danych dla każdego pola konieczne jest zdefiniowanie maksymalnej liczby wprowadzanych znaków. Dla imienia i nazwiska wystarczy wartość 20. W MS Access należy w tym celu wpisać 20 w polu opcji Rozmiar pola. Rozmiary pól powinny być dopasowane do naszych rzeczywistych potrzeb, aby bez powodu nie zwiększały rozmiaru pliku. Pamiętajmy, że w trakcie zapisywania bazy danych każde pole zajmuje w pamięci dokładnie tyle miejsca, ile znaków może maksymalnie pomieścić - niezależnie od tego, ile zawiera w rzeczywistości.

Ukryte bazy danych.

Proste funkcje pozwalające tworzyć zbiory informacji zawarte są także w edytorach tekstu i arkuszach kalkulacyjnych. Na przykład narzędzie do tworzenia korespondencji seryjnej w Wordzie opiera się na utworzonej liście nazwisk i adresów, pozwalając zaoszczędzić sporo czasu przy adresowaniu listów. Bazy danych dostępne są też w postaci samodzielnych programów - na przykład wraz z modemem otrzymujemy czasami oprogramowanie służące do przechowywania listy numerów faksów i telefonów.

Wednesday, July 04, 2007

Jaka baza danych?

Samodzielne systemy zarządzające są stosunkowo drogie. Przeciętnemu użytkownikowi powinny jednak wystarczyć programy oferowane z edytorem tekstu i arkuszem kalkulacyjnym w pakietach biurowych MS Office. Przy dokonywaniu zakupu nowego komputera warto zwrócić uwagę, jakie oprogramowanie otrzymujemy wraz z nim.

Co jest potrzebne...

Systemy zarządzające nie stawiają wysokich wymagań sprzętowych. Jeśli na naszym komputerze może funkcjonować Windows, nie powinno też być problemu z wykorzystaniem go do tworzenia baz danych. Oczywiście bardzo duże zbiory informacji, zwłaszcza zawierające obiekty graficzne, wymagają większej pamięci operacyjnej, a do sprawnego wyszukiwania informacji - szybkiego procesora.

Wyspecjalizowane bazy danych.

Systemy zarządzania otwierają przed użytkownikiem niemal nieograniczone możliwości tworzenia baz danych, pozwalając dopasowywać je do jego indywidualnych wymagań. Istnieją jednak programy o zdefiniowanej strukturze, które służą do wprowadzania danych o ściśle sprecyzowanym profilu. Może to więc być lista płyt kompaktowych, kaset wideo, fotografii czy wreszcie adresów. W przeciwieństwie do gotowych baz danych systemy zarządzające zmuszają użytkownika do samodzielnego zaprojektowania struktury zbioru, choć naturalnie istnieje wiele szablonów, na których można się oprzeć. Istotną ich zaletą jest natomiast elastyczność i uniwersalność - pozwalają bowiem na budowanie baz danych dowolnego typu i o znacznie wyższym stopniu złożoności.

Informacje - bez granic...

Przy tradycyjnym przechowywaniu informacji - na papierze, miejsce dla wpisywanych danych jest z reguły określone z góry. W takim przypadku musimy zapisywać tylko najważniejsze informacje. Najgorsze są jednak poprawki: każda ewentualna korekta to skreślenie nieaktualnych danych i wpisanie nowych, często obok lub na zaklejonym miejscu skreślenia. Mimo najlepszych chęci z czasem każda książka adresowa stanie się mało przejrzysta.
Komputerowe bazy danych mają natomiast tę przewagę, iż pozwalają na poprawianie, dopisywanie i usuwanie dowolnej liczby informacji. Większość systemów zarządzania bazami danych pozwala ponadto przechowywać w jednym zbiorze tysiące rekordów. A dzięki ogromnej szybkości wyszukiwania w nich informacji w naszych bazach możemy umieszczać nawet te dane, z których korzystamy rzadko.

Sunday, July 01, 2007

Typy baz danych.

Bazy danych dzielą się na hierarchiczne i relacyjne. Hierarchiczne bazy danych to takie, w których wszystkie informacje zapisywane są w postaci jednego zbioru. W przypadku tego rodzaju list możliwe jest ich sortowanie i proste wyszukiwanie danych, na przykład ciągu znaków "Kowalski", "Jan" czy "Jan Kowalski we Wrocławiu". Hierarchicznych baz danych nie można natomiast łączyć ze sobą, by uzyskać dokładne informacje według zadanych kryteriów.
W przeciwieństwie do nich relacyjne bazy danych są znacznie bardziej elastyczne. W ich przypadku wszystkie informacje nie są zapisywane w postaci jednej bazy danych, lecz w oddzielnych tabelach. Następnie dane znajdujące się w kilku zbiorach mogą być ze sobą łączone. Przykładem relacyjnej bazy danych mogą być dwa oddzielne zbiory z informacjami o naszych znajomych: w jednej mamy adresy wszystkich znajomych, w drugiej zaś nazwiska tylko tych, którym wysyłamy kartki z życzeniami. Wspólnym polem w obu bazach będzie wówczas to, które zawiera nazwiska. W tej sytuacji na co dzień używamy bazy z adresami, natomiast z nadejściem świąt skorzystamy z obu: z drugiej zawierającej nazwiska osób mających otrzymać kartki, i z pierwszej, w której przechowujemy adresy wszystkich znajomych. Lącząc obie bazy uzyskamy nazwiska i adresy tylko tych osób, ktorym prześlemy życzenia świąteczne.

Budowa bazy danych.

Baza danych jest złożona z różnych elementów. Najważniejszym z nich jest rekord podzielony na kilka pól, w których są przechowywane informacje poszczególnych kategorii. Na przykład w książce adresowej każdy rekord to zbiór informacji na temat jednej osoby. Składa się on z kilku pól przechowujących takie informacje, jak: imię, nazwisko, adres, numer telefonu itp. W każdym polu zapisywane są dane oddzielnej kategorii. Dzięki temu komputerowe bazy danych umożliwiają szybkie sortowanie rekordów według poszczególnych kategorii lub wyszukiwanie informacji w obrębie tylko wybranych pól.
Wiele systemów zarządzania bazami danych oferuje możliwość tworzenia masek wprowadzania danych, które służą do bardziej wygodnego wprowadzania nowych informacji. Naturalnie można z nich zrezygnować i wpisywać dane do bazy wyświetlanej w postaci tabelarycznej.

Co to są bazy danych.

Być możenie nie zdarzyło nam się jeszcze pracować z bazą danych, choć w domu z pewnością mamy jakieś zbiory informacji - notatnik z adresami czy listę płyt CD. Każdy tego typu zbiór zawiera określone informacje: w książce adresowej znajdują się nazwiska i adresy naszych znajomych, a na liście kompaktów tytuły płyt, nazwiska wykonawców, tytuły poszczególnych utworów i czas ich trwania. Kolejne pozycje listy tworzone są na podstawie tego samego schematu - z łatwością możemy je więc zorganizować w postaci bazy danych.
Komputerowe bazy danych nie różnią się w zasadzie od list sporządzanych na papierze. Są to bowiem długie listy lub pola z informacjami na określony temat. Jednakże w przeciwieństwie do informacji zapisywanych na papierze, istotą komputerowych zbiorów danych jest sposób, w jaki mogą być one sortowane i przeszukiwane. Programy służące do przechowywania informacji nazywane są systemami zarządzania bazami danych (DBMS). Ich zdaniem jest zarządzanie nawet największymi zbiorami informacji.

Bazy danych.

Jedynym z pierwszych zastosowań komputerów były bazy danych - elektroniczne kartoteki o określonej strukturze, służące do przechowywania informacji. Ich główna zaleta to możliwość szybkiego sortowania i wyszukiwania wprowadzonych informacji - szybkiego, gdyż jednym i drugim zajmuje się komputer.
Wyobraźmy sobie na przykład książkę telefoniczną - w wydaniu tradycyjnym i w postaci komputerowej bazy danych.
W pierwszym przypadku odnalezienie interesujących nas informacji zajmuje często sporo czasu, zwłaszcza, jeśli znamy tylko imię i adres poszukiwanej osoby. Zupełnie inaczej wygląda to jednak w komputerowej książce telefonicznej, w której podajemy odpowiednie kryteria i już po kilku sekundach otrzymujemy wszystkie numery należące do abonentów o podanym przez nas imieniu i adresie.
Choć bazy danych znajdują zastosowanie przede wszystkim w świecie biznesu, nierzadko są również wykorzystywane przez prywatnych użytkowników. Najczęściej są to zbiory adresów, przepisów kulinarnych, płyt wideo, kompaktowych i kaset magnetofonowych.
 

Zabawne i śmieszne filmy/filmiki