Wykresy - arkusze kalkulacyjne.

Obszerne tabele składające się z wielu kolumn i wierszy nie są zbyt przejrzyste. Na szczęście arkusze kalkulacyjne są wyposażone w możliwość tworzenia wykresów, które co prawda nie są w stanie przedstawić zawartości wszystkich komórek, lecz pozwalają zachować ogólny wgląd przynajmniej w wyniki dokonywanych obliczeń.



Typy wykresów.

Do przedstawiania wartości liczbowych, zawartych często w setkach wierszy i kolumn, służą różne typy wykresów. Najważniejszymi z nich są: słupkowe, kolumnowe i kołowe, które mogą byc prezentowane z efektem dwu- lub trójwymiarowym. Do tworzenia wykresów słupkowych i kolumnowych używane są prostokąty usytuowane w pionie lub poziomie. Wykresy kolumnowe najlepiej nadają się do prezentacji zmian zachodzących w wybranym przedziale czasowym, zaś wykresy kołowe są przeznaczone do przedstawiania wartości bezwzględnych i procentowych, składających się na całość. Poszczególne wartości są reprezentowane przez wyróżnione fragmenty koła.



Wykresy dwu- i trójwymiarowe.

Do przedstawiania prostych ciągów wartości najlepiej używać wykresów dwuwymiarowych (2-W). Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których mamy do czynienia z większą liczbą wyświetlanych słupków lub kolumn - wówczas bowiem dodanie efektu trójwymiaru w znacznym stopniu obniża przejrzystość wykresu. Efekt 3-W nadaje się natomiast do starannie dopracowanych prezentacji i wykresów przestrzennych. Dodajmy, że w ich przypadku istnieje też możliwość modyfikowania perspektywy podglądu wykresu.



Formatowanie.

Może się zdarzyć, że czcionka lub jej atrybuty nadane automatycznie przez program w trakcie tworzenia wykresu, mogą nam się nie podobać. Na szczęście mamy możliwość dokonywania zmian wyglądu każdego elementu wykresu. Dotyczy to jego tytułu, który możemy na przykład wyróżnić podkreśleniem, jak i elementów graficznych wykresu, którym możemy nadawać wybrane wzory i kolory wypełnienia oraz krawędzi.

Formatowanie - arkusze kalkulacyjne.

Po wprowadzeniu danych warto poprawić nieco wygląd zawierających je komórek. Do tej pory wszystkie wartości tekstowe były wyrównywane lewostronnie, natomiast liczbowe prawostronnie. Oczywiście można to zmienić. W tym celu należy zaznaczyć całą kolumnę i zdefiniować nowy format dla wybranych w ten sposób komórek - na przykład wyrównanie do środka. W ten sposób najlepiej sformatować nagłówki kolumn - liczby powinny raczej pozostać wyrównane do prawej strony.



Formatowanie komórek.

Arkusz kalkulacyjny oferuje wiele możliwości formatowania zawartości komórek. Większość z nich znamy już z edytora tekstu. Nagłówki kolumn najlepiej wyróżnić za pomocą pogrubienia.

W tabeli danych niektóre informacje możemy jednak wyeksponować również przez odpowiednie sformatowanie samych komórek. Krawędziom komórek zawierających wyniki obliczeń nadaje się często pogrubienie. Możemy również wybrać dla nich inny kolor lub wzór wypełnienia, bądź też zmienić ich wysokość i szerokość.



Autoformatowanie.

Narzędzie autoformatowania znamy już zapewne z edytora tekstu. Funkcja ta pozwala wybrać jeden z gotowych formatów i nadać go zaznaczonemu obszarowi komórek. Przy użyciu tego narzędzia formatowanie całych tabel wykonywane jest szybko i wygodnie - nagłówki kolumn są najczęściej wyróżniane, a reszta tabeli oddzielana obwódką od innych informacji zawartych w danym arkuszu.

Formuły i funkcje - arkusze kalkulacyjne.

Główną zaletą arkuszy kalkulacyjnych jest możliwość automatycznego wykonywania w nich działań podanych w formułach. Na przykładzie obliczania kosztów utrzymania samochodu pokażę teraz, jak w prosty sposób wyliczyć średnie zużycie paliwa na sto kilometrów.


Ponieważ wartość tę obliczamy osobna dla każdego miesiąca, obserwujac jej wahania, jesteśmy w stanie rozpoznać ewentualne defekty techniczne naszego pojazdu. Jedyne, co jest nam do tego potrzebne, to wartości zawarte w kolumnach "km" oraz "Benzyna (litrów)". Jeśli jednak uzyskiwane wyniki mają odpowiadać rzeczywistości, musimy pamiętać, by tankować do pełna, a na stacji benzynowej za każdym razem zapisywać liczbę dolanych litrów i przejechanych kilometrów.


Na początek w pierwszej wolnej komórce kolumny "Litrów/100 km" wpisujemy formułę: "=(D2/B2)*100". D2 to odniesienie do komórki znajdującej się w tym samym wierszu, lecz w kolumnie "Benzyna (litrów)", w której wprowadzamy liczby dolanych litrów paliwa, natomiast B2 oznacza komórkę w kolumnie "km", gdzie wpisujemy liczby przejechanych kilometrów. W wyniku obliczenia tej formuły otrzymujemy średnie zużycie benzyny przypadające na sto kilometrów.

Następnym krokiem jest zaznaczenie komórek kolumny "Litrów/100 km" i wybranie polecenia automatycznego wypełniania w dół. Tym sposobem kopiujemy wpisaną formułę do reszty komórek tej kolumny. Dodajmy, że odniesienia do komórek kolumny "km" są automatycznie dopasowywane, aby wynik formuły uwzględniał wyłącznie wartości znajdujące się w tym samym wierszu.



Praca z funkcjami.

Wykonywanie prostych działań matematycznych to tylko niewielki fragment możliwości arkuszy kalkulacyjnych. Są one bowiem wyposażone w szereg czasami niezwykle skomplikowanych funkcji. A ponieważ wpisywanie ich byłoby także dość trudne, do ich obsługi służy przycisk "fx". Po kliknięciu go na ekranie pojawia się okienko dialogowe z listą dostępnych funkcji. Z kolei wybranie którejś z nich powoduje wyświetlenie kolejnego okienka zawierającego pole do wpisywania formuły oraz informacje na jej temat: do czego służy i w jaki sposób umieścić w niej dane. Formuła może zawierać zarówno liczby, jak i serie adresów komórek zaznaczanych w arkuszu.

Adresy względne i bezwzględne - arkusze kalkulacyjne.

Najczęściej automatyczne dopasowanie odniesień do komórek nowego obszaru danych po skopiowaniu formuły w nowe miejsce jest nam na rękę. Jest to możliwe dlatego, że komórki mają adresy względne. Jeżeli jednak zechcemy, by po skopiowaniu do innej komórki formuła nadal uwzględniała wartość tych samych komórek, co poprzednio, musimy w niej umieścić adresy bezwzględne tych komórek. Dopiero wówczas pozostaną one niezmienione.

Adresy bezwzględne są oznaczane w różny sposób - zależnie od programu. W Excelu służy do tego znak "$", który stawiamy bezpośrednio przed oznaczeniami adresu komórki. Jeżeli jednak o tym zapomnimy - zwłaszcza przy wpisywaniu złożonych-formuł - na ekranie pojawi się komunikat o błędzie.

Wypełnianie - arkusze kalkulacyjne.

Po wpisaniu treści formuły można jej użyć również w odniesieniu do innych wierszy lub kolumn. Arkusz kalkulacyjny dysponuje do tego odpowiednimi funkcjami. Dzięki nim wpisujemy formułę tylko raz. Następnie kopiujemy ją w odpowiednie miejsce pod inną kolumną lub na końcu innego wiersza, a program automatycznie dopasuje występujące w niej odniesienia do komórek - w ten sposób w formule zostanie uwzględniony nowy obszar danych. Aby to się jednak stało, wraz z komórką zawierającą formułę, należy zaznaczyć obszar innych komórek, w których mają się pojawić formuły o odpowiednio dopasowanej treści, wywołać polecenie Edycja / Wypełnij i wybrać opcję W prawo lub W dół.

Obliczenia - arkusze kalkulacyjne.

Formuły matematyczne i obliczenia stanowią podstawowy element pracy z arkuszami kalkulacyjnymi. Po jednokrotnym wprowadzeniu danych możemy przeprowadzać na nich dowolne obliczenia: sumowanie, mnożenie i dzielenie. Arkusze kalkulacyjne oferują jednak nie tylko możliwość wykonywania prostych działań matematycznych. Na przykład Excel świetnie radzi sobie z wykonywaniem złożonych obliczeń statystycznych. Poszczególne wartości liczbowe biorą udział w obliczeniach poprzez odniesienia do komórek, w których się znajdują. Odniesienia te są umieszczane w formułach wraz ze znakami działań matematycznych.



Formuły należy wpisywać w pustych komórkach znajdujących się w odpowiednim miejscu. Jeśli chcemy zsumować wartości wszystkich komórek należących do danej kolumny, formułę sumującą wpisujemy w komórce położonej pod ostatnią komórką zawierającą zliczaną wartość. Aby móc wpisać formułę, należy użyć odpowiedniego znaku, który ją rozpocznie - najczęściej znakiem tym jest "=".

Wprowadzanie danych - arkusze kalkulacyjne.

Po nadaniu kolumnom nazw i sformatowaniu komórek możemy przystąpić do wprowadzania danych. Naturalnie po każdej korekcie wartości będące wynikiem działań zawartych w formułach są automatycznie aktualizowane.

Formatowanie liczb - arkusze kalkulacyjne.

W arkuszach kalkulacyjnych wartości komórek to coś więcej niż tylko liczby. Na przykład Excel umożliwia nadawanie im określonego formatu: walutowego, daty, procentowego czy czasu. Po wybraniu formatu walutowego, oprócz wartości pojawi się także symbol złotego - "zł".

Obliczanie sumy - arkusze kalkulacyjne.

Arkusze kalkulacyjne, takie jak Excel, oferują dwa sposoby sumowania danych zestawianych w wierszach lub kolumnach. Jedną z nich jest podanie w formule adresów komórek (na przykład C2), drugą zaś użycie odpowiedniej nazwy po uprzednim nadaniu jej komórkom zawierającym sumowane wartości.



np. W celu uzyskania sumy wartości znajdujacych się w wierszu wpisujemy formułę : np. "=C2+F2+G2".

Ponieważ jednak oznaczenia te nie są zbyt jasne, co przy wpisywaniu formuły może być powodem popełnienia błędu, znacznie lepiej zaznaczyć kolejno komórki znajdujące się nad każdą z kolumn i w polu Nazwa wpisać dla nich bardziej odpowiednie nazwy, na przykład Data, km, Benzyna, Części, itd. Jeśli teraz wpiszemy "Benzyna (koszt) + Części + OC", od razu będziemy wiedzieć, czego dotyczy suma obliczana w danej komórce. W analogiczny sposób sumujemy wartości wchodzące w skład całej kolumny, obliczając w ten sposób wszystkie wydatki ponoszone co miesiąc na utrzymanie samochodu.

Pierwsze kroki - arkusze kalkulacyjne.

Obszar zastosowań arkuszy kalkulacyjnych jest bardzo szeroki. Programów tego typu używa się do prowadzenia budżetu domowego, śledzenia aktualnych warunków pogodowych, a także wówczas, gdy mamy do czynienia z większą liczbą danych powiązanych ze sobą w formie tabelarycznej.